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Auditamos as verbas destinadas a eventos, de acordo com os procedimentos estabelecidos em fluxograma de operações definido pelo cliente, desde a aprovação de gastos até a liberação do faturamento das agências para o contas a pagar/contabilidade.
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Disponibilizamos acesso imediato do cliente ao histórico de seus investimentos em eventos, através do Portal MS/Cliente, permitindo a consulta e utilização dos dados de cada evento, pelas áreas de marketing, finanças e suprimentos.
Acompanhamos e controlamos os orçamentos de eventos apresentados pelas agências, confrontando com a verba planejada e aprovada pelo cliente para cada campanha. Os dados são utilizados para o fechamento mensal e anual, de acordo com a estrutura de informação definida pelo cliente.
Fazemos a conferência de todas as faturas recebidas das agências/fornecedores relativas aos eventos realizados, validando toda a documentação/comprovação das despesas e as guias de recolhimento de impostos sobre notas fiscais faturadas contra o cliente. As despesas não comprovadas ou com irregularidades são recusadas imediatamente e devolvidas às agências, até que solucionadas através de Notas de Crédito emitidas pelas agência/fornecedores, retornando a verba creditada ao planejamento anual. A liberação das faturas conferidas e validadas para pagamento é feita através de interface de dados para o sistema contábil/contas a pagar do cliente, observando a estrutura contábil pré-definida.
Consolidamos a informação recebida das agências do cliente relativa ao investimento de eventos, por campanha/marca.
Demonstramos o impacto da nossa auditoria proporcionalmente ao valor investido pelo cliente em eventos, através de relatório das divergências constatadas pela Media Systems no processo de auditoria das agências de evento.
